Datenschutzerklärung

Wenn Sie Erstattungsfuchs nutzen, laden Sie uns eine Arztrechnung und einen Erstattungsbescheid hoch. Darin stehen Gesundheitsdaten. Diese Erklärung sagt Ihnen, was damit geschieht.

Verantwortlich

Robert MorysInstitut für digitale LösungenAlte Stadtgrenze 3840589 Düsseldorfhallo@erstattungsfuchs.de

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt; die Voraussetzungen des § 38 BDSG liegen nicht vor.

Das Wichtigste zuerst

• Ihre Dokumente werden nicht gespeichert. Rechnung und Bescheid werden im Arbeitsspeicher verarbeitet und danach verworfen. Es gibt keine Kopie, die Sie später abrufen könnten — und keine, die jemand anders abrufen könnte.
• Sie entscheiden vorher, ausdrücklich. Vor dem Auslesen fragen wir Sie mit einem eigenen Häkchen um Ihre Einwilligung — und Sie können sie jederzeit auf der Seite des Vorgangs widerrufen.
• Verarbeitet wird in der EU. Das gilt auch für die Texterkennung durch ein Sprachmodell. Wo trotzdem ein Drittlandbezug bleibt, steht es weiter unten.
• Nach 90 Tagen ist Ihr Vorgang gelöscht. Automatisch, ohne dass Sie etwas tun müssen.
• In unseren Protokollen stehen keine Gesundheitsdaten. Gebührenziffern, Diagnosen und Freitexte werden vor dem Schreiben entfernt.

Was wir verarbeiten und warum

1. Prüfung Ihrer Unterlagen

Daten: die hochgeladenen Dateien während der Verarbeitung; danach dauerhaft nur die daraus abgeleiteten Werte — Gebührenziffer, Leistungsbezeichnung, Datum, Beträge, Steigerungssatz, der Kürzungshinweis des Kostenträgers und das Bundesland.

Zweck: die rechnerische Prüfung, für die Sie hier sind.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für den Vertrag; für die Gesundheitsdaten zusätzlich Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO. Sie erteilen sie in der Uploadmaske mit einem eigenen Häkchen, bevor wir anfangen — nicht nebenbei mit dem Hochladen und nicht zusammen mit den AGB. Über der Erklärung steht dort, wofür wir die Daten verwenden, wer sie zu sehen bekommt, wie lange sie bleiben und dass Sie nicht einwilligen müssen. Ohne dieses Häkchen lesen wir die Dokumente nicht aus.

Widerruf: jederzeit mit Wirkung für die Zukunft. Auf der Seite des Vorgangs gibt es dafür den Knopf „Vorgang löschen" — ein Klick beendet die Einwilligung und löscht die Daten dieses Vorgangs sofort. Formlos genügt auch eine Nachricht an hallo@erstattungsfuchs.de. Was bis zum Widerruf verarbeitet wurde, bleibt rechtmäßig.

Speicherdauer: 90 Tage ab Anlage des Vorgangs, danach automatische Löschung.

2. Ihr Konto

Daten: Ihre E-Mail-Adresse und die Zeitpunkte Ihrer Anmeldungen. Ein Passwort speichern wir nicht — die Anmeldung läuft über einen Link, den wir Ihnen schicken.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Speicherdauer: bis Sie das Konto löschen. Mit dem Konto verschwinden alle daran hängenden Vorgänge.

3. Zahlung

Daten: ob und wann Sie freigeschaltet haben, sowie die Kennungen des Zahlungsvorgangs. Ihre Zahlungsdaten sehen wir nicht — Karten- und Kontodaten geben Sie unmittelbar bei Stripe ein.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; für die Aufbewahrung der Belege Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit den steuerlichen Aufbewahrungsfristen.

4. Nachweis Ihrer Einwilligung

Daten: der vollständige Wortlaut der Erklärung, der Ihnen angezeigt wurde, deren Fassung, der Zeitpunkt der Erteilung und — falls Sie widerrufen — der Zeitpunkt des Widerrufs. Wir müssen die Einwilligung nachweisen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO), und dafür genügt ein Häkchen nicht: Es ließe sich später nicht mehr sagen, wozu es gesetzt wurde.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Speicherdauer: drei Jahre ab Ende des Kalenderjahres, dann Löschung. Der Nachweis überdauert damit den Vorgang selbst — er wird gebraucht, solange die Verarbeitung noch gerügt werden kann.

5. Nachweis über den Verzicht auf das Widerrufsrecht

Daten: Ihre Zustimmung zur sofortigen Bereitstellung samt Wortlaut und Zeitpunkt. Wir müssen sie nachweisen können (§ 356 Abs. 5 BGB).

Speicherdauer: drei Jahre ab Ende des Kalenderjahres, dann Löschung.

6. Missbrauchsschutz

Daten: ein gesalzener Hash Ihrer IP-Adresse. Die Adresse selbst speichern wir nicht. Damit begrenzen wir, wie oft von einem Anschluss aus Auswertungen ausgelöst werden können — jede kostet uns Geld.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz vor missbräuchlicher Nutzung.

Speicherdauer: zwei Tage.

7. Verbesserung der Zuordnung

Wenn Sie im Prüfschritt eine Zuordnung korrigieren, halten wir fest, welche Gebührenziffer auf der Rechnung welcher Schreibweise im Bescheid entspricht — dazu das Bundesland und den Monat. Ohne jeden Bezug zu Ihnen oder Ihrem Vorgang: keine Kennung, kein Datum, keine Beträge. Was übrig bleibt, ist eine Aussage über Dokumentformate und kein personenbezogenes Datum.

Wer die Daten außer uns verarbeitet

Alle Genannten arbeiten für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

• Supabase — Datenbank und Anmeldung, EU-Region.
• Amazon Web Services — Texterkennung durch ein Sprachmodell, in EU-Regionen. Ein- und Ausgaben werden dort nicht gespeichert und nicht zum Training verwendet; der Modellanbieter selbst hat keinen Zugriff darauf.
• Vercel — Betrieb der Website, Funktionsregion Frankfurt. Vercel Inc. ist ein US-Unternehmen; siehe den nächsten Abschnitt.
• Stripe — Zahlungsabwicklung. Stripe ist für die Zahlungsdaten eigener Verantwortlicher.
• Resend — Versand betrieblicher Warnmeldungen an uns selbst. Ihre Anmeldelinks verschickt Supabase.

Verarbeitung in der EU — und der eine Punkt, der offen bleibt

Ihre Dokumente und die daraus abgeleiteten Daten werden in der Europäischen Union verarbeitet. Für die Texterkennung ist das keine Absichtserklärung, sondern im Programm durchgesetzt: Ohne ausdrücklich benannte EU-Region verweigert die Anwendung den Dienst.

Vollständig ausschließen können wir eine Übermittlung in ein Drittland damit trotzdem nicht, und das sagen wir lieber, als es zu verschweigen: Vercel Inc., der Betreiber unserer Website, ist ein US-Unternehmen. Die Funktionsregion liegt in Frankfurt, die Steuerungsebene und die Betriebsprotokolle liegen beim US-Unternehmen. Grundlage dafür sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 Buchst. c DSGVO). Daneben besteht der Angemessenheitsbeschluss vom 10.07.2023 zum EU-US-Datenschutzrahmenwerk (Art. 45 DSGVO); er gilt, ist aber gerichtlich angegriffen, und wir stützen die Übermittlung deshalb nicht allein auf ihn.

Keine Cookies zur Analyse, kein Tracking

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies für Ihre Anmeldung. Es gibt keine Analyse-Werkzeuge, keine Werbenetzwerke und keine eingebetteten Inhalte fremder Anbieter. Deshalb fragen wir Sie auch nicht nach einer Cookie-Einwilligung — es gibt nichts einzuwilligen.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Schreiben Sie uns dazu an hallo@erstattungsfuchs.de. Für zwei dieser Rechte brauchen Sie uns nicht: Unter Ihre Vorgänge löschen Sie einen Vorgang selbst, und dort laden Sie auch alles herunter, was zu Ihrem Konto gespeichert ist — als Datei im Format JSON. Schneller sind Sie damit ohnehin, und niemand von uns muss Ihre Unterlagen dafür ansehen.

Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen in Düsseldorf.

Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Unsere Auswertung ist ein Hinweis für Sie; entscheiden tun Sie, und die Entscheidung über Ihre Erstattung trifft ohnehin Ihr Kostenträger.

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich unsere Verarbeitung ändert. Ein Blick auf das oben genannte Datum sagt Ihnen, wie aktuell die Fassung ist, die Sie gerade lesen. Eine Marke des Instituts für digitale Lösungen.